1. Responsable du traitement
Responsable du traitement : [À COMPLÉTER — identité juridique de l'exploitant de Pilofac].
Siège social : [À COMPLÉTER].
Contact protection des données : info@pilofac.fr.
DPO : [À COMPLÉTER uniquement si un DPO est effectivement désigné].
2. Données traitées
Selon les fonctionnalités utilisées, Pilofac peut traiter les catégories suivantes :
- Données de compte : prénom, nom, email, identifiant interne, rôle, dates de création ou modification et données nécessaires à l'authentification. Les mots de passe ne sont pas conservés en clair.
- Données d'entreprise : nom du dossier, raison sociale et, lorsqu'ils sont renseignés volontairement, SIREN, SIRET et RCS, ainsi que les identifiants techniques associés.
- Données du diagnostic : structure, taille, situation TVA, typologie des clients, méthode de facturation, logiciel utilisé, niveau de préparation, choix éventuel d'une plateforme et éléments d'organisation interne.
- Données de progression : Ready Score, historique des scores, tâches ReadyPlan, priorités, statuts et actions réalisées.
- Données d'utilisation : événements fonctionnels internes liés au fonctionnement du service.
- Données de sécurité : jetons de réinitialisation de mot de passe sous forme hachée, dates d'expiration et données nécessaires à la sécurisation du compte.
- Données de partage : éléments nécessaires à la création et à la révocation de liens en lecture seule.
- Données ReadyAI : message adressé à ReadyAI et, lorsqu'une entreprise est sélectionnée, contexte utile tel que score, catégories, réponses au diagnostic, tâches ouvertes et prochaine action.
- Données de paiement : identifiants techniques Stripe (Customer, Checkout Session, PaymentIntent, Subscription), plan concerné, entreprise concernée, statut d'activation et données nécessaires au rapprochement technique. Les données de carte saisies sur Stripe Checkout ne sont pas stockées par Pilofac.
- Preuves contractuelles : version des CGV acceptée, date et heure d'acceptation, offre concernée, entreprise concernée lorsqu'elle s'applique, identifiant interne de la preuve et identifiant technique de la Checkout Session lorsqu'elle est créée.
Pilofac n'active actuellement aucun outil tiers d'analyse d'audience ni aucun enregistrement de session dans son code applicatif. Les événements fonctionnels internes nécessaires au fonctionnement et au suivi technique du service restent distincts de tout dispositif publicitaire ou de session replay.
Pilofac n'a pas vocation à collecter des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD.
Les parcours de paiement Ready+ et Expert s'appuient sur Stripe. La saisie des informations de paiement s'effectue sur l'interface hébergée par Stripe. Pilofac reçoit uniquement les identifiants et événements techniques nécessaires au suivi du statut de l'opération (Checkout Session, PaymentIntent Ready+, Subscription Expert et Customer Stripe). Les données de carte restent saisies sur Stripe Checkout et ne sont jamais stockées par Pilofac.
L'environnement actuellement utilisé pour la démonstration est Stripe Test : aucun débit réel n'est effectué.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale principale |
|---|---|
| Créer et gérer le compte utilisateur | Exécution des CGU / mesures précontractuelles |
| Produire le diagnostic, le Ready Score, le ReadyPlan, le tableau de bord et les rapports | Exécution du service demandé |
| Fournir ReadyAI à la demande de l'utilisateur | Exécution du service demandé |
| Créer un lien de partage demandé par l'utilisateur | Exécution du service demandé |
| Envoyer des emails transactionnels et sécuriser les accès | Exécution du service et intérêt légitime de sécurité |
| Mesurer le fonctionnement technique du service à partir d'événements fonctionnels internes et améliorer sa fiabilité | Intérêt légitime lié à la sécurité, à la stabilité et à l'amélioration technique du service |
| Respecter des obligations légales | Obligation légale lorsqu'elle s'applique |
4. ReadyAI et intelligence artificielle
ReadyAI est une fonctionnalité d'assistance générative. Lorsqu'un utilisateur lui adresse une question, Pilofac transmet le message et, si une entreprise est sélectionnée, les éléments de contexte nécessaires à la personnalisation de la réponse.
Le service utilise actuellement l'intégration LLM d'Emergent et un modèle Claude d'Anthropic. La chaîne contractuelle exacte, les localisations de traitement et les garanties applicables aux transferts internationaux seront précisées dans la version définitive : [À COMPLÉTER].
ReadyAI fournit une aide générale de préparation et ne remplace pas un conseil juridique, fiscal ou comptable.
5. Prestataires et destinataires
Les données sont accessibles aux seules personnes autorisées dans la limite de leurs missions et aux prestataires nécessaires au fonctionnement du service.
| Prestataire / catégorie | Usage | Statut / précision |
|---|---|---|
| Emergent / intégration LLM | Orchestration de ReadyAI | [À COMPLÉTER] |
| Anthropic / Claude | Génération des réponses ReadyAI | [À COMPLÉTER] |
| Resend | Emails transactionnels de réinitialisation | [À COMPLÉTER] |
| Stripe | Paiement Ready+ et Expert et gestion technique de l'abonnement Expert | Les données de carte sont saisies sur Stripe Checkout et ne sont pas stockées par Pilofac. |
| Hébergeur actif | Application et API | [À COMPLÉTER] |
| Emergent — hébergement applicatif | Hébergement, déploiement et exécution de l'application et de l'API | [À COMPLÉTER — entité juridique, pays, région et garanties applicables] |
Lorsqu'un utilisateur transmet volontairement un lien de partage à un tiers, ce tiers accède uniquement aux informations exposées dans la vue partagée en lecture seule.
L'exploitant de Pilofac ne vend pas les données personnelles des utilisateurs.
6. Transferts hors Espace économique européen
Certains prestataires peuvent être établis ou utiliser des infrastructures hors EEE. Lorsqu'un transfert est nécessaire, le responsable du traitement veille à utiliser un mécanisme prévu par le RGPD. Le tableau définitif des pays et garanties sera complété avant finalisation : [À COMPLÉTER].
7. Durées de conservation
- Compte et données de service : pendant la relation active puis selon les obligations légales applicables — durée définitive [À COMPLÉTER].
- Jeton de réinitialisation : validité fonctionnelle de 30 minutes ; politique de purge technique [À COMPLÉTER].
- Lien de partage : conservé jusqu'à révocation ; aucune expiration maximale automatique n'est actuellement garantie.
- Événements techniques / analytics internes : durée [À COMPLÉTER].
- Preuves d'acceptation des CGV et données contractuelles associées : conservation selon les durées légales applicables — durée opérationnelle précise [À COMPLÉTER].
8. Vos droits
Selon les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez exercer vos droits d'accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité lorsque ceux-ci sont applicables.
Contact : info@pilofac.fr.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
9. Sécurité
Le responsable du traitement met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération ou la divulgation illicite.
10. Décision automatisée et profilage
Le Ready Score et les recommandations de ReadyPlan sont des outils d'aide à la préparation. Ils ne constituent pas une décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière similaire et significative l'utilisateur au sens de l'article 22 du RGPD.
11. Public concerné et mineurs
Pilofac est conçu pour un usage professionnel. Le service n'est pas destiné à la création de comptes par des mineurs agissant pour leur propre compte.
12. Mise à jour de la politique
La présente politique peut évoluer pour tenir compte de l'évolution du service, des prestataires ou du cadre réglementaire. Une modification substantielle pourra faire l'objet d'une information appropriée.